Los metadatos consisten en información que caracteriza datos. Los metadatos son utilizados para suministrar información sobre datos producidos. En esencia, los metadatos intentan responder a las preguntas quién, que, cuando, donde, porqué y cómo, sobre cada una de las facetas relativas a los datos que se documentan. Los sistemas en línea para manejar metadatos necesitan manipular objetos predecibles en forma y contenido. El carácter de predecible se logra mediante el ajuste de los mismos a estándares. En el Clearinghouse del Uruguay se ha decidido utilizar el estándar americano Content Standards for Digital Geospatial Metadata. En donde se requiera, se le denominará brevemente como el estándar FGDC por más que ese organismo maneje también otros estándares (como el de transferencia de datos espaciales, también conocido como STDS)
El fin último de los metadatos, es ayudar a publicitar y dar soporte a los datos que ud. o su organización han producido. El producto básico que se maneja en el Clearinghouse del Uruguay son metadatos, elaborados por sí o por los proveedores, de forma de conformar en conjunto un catálogo en línea de datos espaciales (digitales o no). El Clearinghouse permitirá a la gente comprender las virtudes y limitaciones de los datos disponibles por la vía de describirlos en una forma que enfatiza aspectos que les son comunes.
Es un trabajo o bien para administradores de sistemas que manejan con soltura conceptos científicos, o bien para científicos que manejan con soltura conceptos de informática. La tarea de crear metadatos correctos es como la de catalogar libros, excepto que el creador necesita conocer bastante más sobre los datos mismos para poder documentarlos apropiadamente. No debe asumirse que todos los técnicos en geografía, geología, etc. deben estar capacitados para escribir metadatos. Ellos se quejarán (con razón) que la tarea es muy engorrosa y no verán los beneficios en forma inmediata. De todas formas hay que asegurarse que hay una buena comunicación entre quien efectivamente escribe los metadatos, y el productor de los datos; el primero tiene que hacerle muchas preguntas al segundo.
Desafortunadamente, nada se consigue sin esfuerzo. Si bien la ganancia no necesariamente es proporcional al esfuerzo, cero esfuerzo probablemente da cero ganancia. En el caso de los catálogos de biblioteca, ellos no son producidos por los autores de libros o revistas, y ello es por una buena razón. Para tener consistencia en la documentación de productos muy diversos se necesita seguir una metodología en forma estricta. El caso de los metadatos geográficos es similar, pero requiere un detalle mayor sobre los datos mismos. ¿Qué se puede hacer con la gente que se queja de que esto es muy difícil? La solución en muchos casos es rediseñar el flujo del trabajo, más que hacer esfuerzos mayores en herramientas o entrenamiento. La gente muchas veces asume que el productor de datos debería generar sus propios metadatos. Por supuesto que ellos deberán proporcionar documentación informal, sin estructura, pero ellos no tienen porqué necesariamente pasar y sufrir los rigores de lograr metadatos completamente estructurados. Para aquellos científicos o especialistas en SIG que a lo sumo producen uno o dos juegos de datos al año simplemente no vale la pena que inviertan tiempo en aprender el estándar vigente. En su lugar, ellos deberían ser invitados a llenar un formulario menos complicado (o template) que será traducido al formato apropiado por el administrador de los datos. Si treinta o cuarenta científicos están produciendo datos y le envían el formulario al administrador, entonces seguramente valdrá la pena para el analizar y dominar el estándar. Si la comunicación es buena, esta estrategia probablemente supere a cualquier combinación de herramientas de software y entrenamiento de personal..
